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Text File  |  1980-01-01  |  13KB  |  275 lines
  1.                                FILE DESCRIPTIONS
  2.  
  3.  
  4. AN IMPORTANT NOTE:
  5.  
  6. Before you start using this section, we first need to discuss the three
  7. different types of "fields" in your files and listed in the "File
  8. Descriptions" section of the manual, in other words the three "types"
  9. of information" you keep on the system. They are:
  10.  
  11.                          (1) "Character" Fields
  12.                          (2) "Numeric" Fields
  13.                          (3) "Date" Fields
  14.  
  15.  
  16. "Character" fields refers to an information area, such as "Family
  17. Code", in which you may enter characters or numbers or symbols (ie. $
  18. or %). Now, if you or I heard that something was a "character" field,
  19. we would think that it meant only the letters "A" through "Z", the
  20. alphabet, could be keyed in that field. But computers work a little
  21. differently. A "Character" (or "Alphanumeric" as its known to
  22. programmers) field means you can type anything you want. As a result, a
  23. Family Code can be entered not just as "ABCD" but also as "AB234" or
  24. even "AB#345%" if you wanted. Other examples where you may combine
  25. numbers, characters and symbols in a "character" field include a
  26. street address or phone number. And you may even have a "character"
  27. field of "Zip Code" that contains just numbers.
  28.  
  29. "Numeric" fields are a little more straight-forward. They contain only
  30. numbers, and cannot contain any characters or symbols, other than a "."
  31. used as a decimal place. In addition, these fields contain numbers that
  32. are used in calculations. That's why "Amount" is a "numeric" field, an
  33. "Zip Code" is not. Because "Amount" is totaled and/or manipulated in
  34. many ways in several different reports.  On the other hand, "Zip Code"
  35. is just displayed or printed for informational purposes. You won't find
  36. many reports anywhere that literally add up two zip codes and print the
  37. total.
  38.  
  39. "Date" fields are even more basic. They contain calendar dates, which
  40. are entered with numbers in Month-Day-Year (MM/DD/YY) fashion when you
  41. key them in. So, if the field "Purchase Date" is a "Date" field, and
  42. the item was purchased on February 1st of 1986, then "02/01/86" would
  43. be the purchase date.
  44.  
  45.  
  46. JOURNAL ENTRIES (GLEDG.DBF)
  47.  
  48.                                                     DATA
  49.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH
  50. ----------  -----------------------------------  ----------  ------
  51.  
  52. DATE        TRANSACTION DATE                     MM/DD/YY       8
  53. COMPANY     COMPANY OR INDIVIDUAL INVOLVED       CHARACTERS    30
  54. DESC        DESCRIPTION OF THE TRANSACTION       CHARACTERS    65
  55.  
  56. DEBIT       THIS WHERE YOU ENTER THE FUND NUMBER, ACCOUNT NUMBER,
  57. ACCOUNT 1-3 AND PROJECT NUMBERS FOR UP TO THREE DEBIT ENTRIES. THE
  58.             FUND NUMBER IS TWO NUMBERS LONG, THE ACCOUNT NUMBER IS
  59.             FOUR NUMBERS AND THE PROJECT NUMBER CAN BE UP TO ELEVEN
  60.             NUMBERS LONG.
  61.  
  62. DEBIT       THIS IS WHERE YOU ENTER THE AMOUNT FOR EACH OF THE THREE
  63. AMOUNT      DEBIT ENTRIES. THE SYSTEM WILL THEN TOTAL THE TRANSACTION
  64.             AMOUNT.
  65.  
  66. DEBIT       IF YOU PREFER, YOU CAN ENTER WHAT PERCENTAGE OF THE
  67. PERCENTAGE  TRANSACTION AMOUNT EACH ENTRY IS AND THEN LET THE SYSTEM
  68.             FIGURE OUT EACH AMOUNT.
  69.  
  70. CREDIT      THIS WHERE YOU ENTER THE FUND NUMBER, ACCOUNT NUMBER, AND
  71. ACCOUNT 1-3 PROJECT NUMBERS FOR UP TO CREDIT DEBIT ENTRIES. THE FUND
  72.             NUMBER IS TWO NUMBERS LONG, THE ACCOUNT NUMBER IS FOUR
  73.             NUMBERS AND THE PROJECT NUMBER CAN BE UP TO ELEVEN
  74.             NUMBERS LONG.
  75.  
  76. CREDIT      THIS IS WHERE YOU ENTER THE AMOUNT FOR EACH OF THE THREE
  77. AMOUNT      DEBIT ENTRIES. THE SYSTEM WILL THEN TOTAL THE TRANSACTION
  78.             AMOUNT.
  79.  
  80. CREDIT      IF YOU PREFER, YOU CAN ENTER WHAT PERCENTAGE OF THE
  81. PERCENTAGE  TRANSACTION AMOUNT EACH ENTRY IS AND THEN LET THE SYSTEM
  82.             FIGURE OUT EACH AMOUNT.
  83.  
  84. AMOUNT      THE TOTAL AMOUNT OF THE TRANSACTION  NUMBERS       10
  85. CHECK_NO    THE CHECK NUMBER (IF ANY)            CHARACTERS    10
  86. CHECKBOOK   THE CHECKBOOK WHICH WAS USED         CHARACTERS     1
  87.  
  88.  
  89. FIXED ASSET SCHEDULE (IHVENT.DBF)
  90.  
  91.                                                     DATA
  92.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH
  93. ----------  -----------------------------------  ----------  ------
  94.  
  95. EQUIP_NO    EQUIPMENT NUMBER                     CHARACTERS    10
  96. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  97. DESCRIPT    PRODUCT DESCRIPTION                  CHARACTERS    60
  98. SERIAL_NUM  SERIAL NUMBER                        CHARACTERS    15
  99. MFG         MANUFACTURER                         CHARACTERS    25
  100. VENDOR      VENDOR                               CHARACTERS    25
  101. PURCH_DATE  DATE OF PURCHASE                     MM/DD/YY       8
  102. PURCH_COST  PURCHASE COST                        NUMBERS       10
  103. CURR_VALUE  CURRENT VALUE AFTER DEPRECIATION     NUMBERS       10
  104. LEASE       IS IT LEASED? (Y OR N)               CHARACTERS     1
  105. LEASE_AMT   LEASE PAYMENT AMOUNT                 NUMBERS       10
  106. LEASE_PER   LEASE PAYMENT PERIOD (IE. MONTHLY)   CHARACTERS    10
  107. LSTART      DATE LEASE STARTED                   MM/DD/YY       8
  108. LEXPIRE     DATE LEASE ENDS                      MM/DD/YY       8
  109. ACCOUNT     FUND,ACCOUNT & PROJECT NUMBER        CHARACTERS    19
  110. CATEGORY    CATEGORY (IE. MONITORS)              CHARACTERS    20
  111. LOCATION    ITEM'S PHYSICAL LOCATION             CHARACTERS    30
  112. WARRANTY    WARRANTY TERMS                       CHARACTERS    30
  113. WARR_EXP    WARRANTY EXPIRATION                  MM/DD/YY       8
  114. MAINT_AGR   IS THERE A MAINTENANCE AGREEMENT?    CHARACTERS     1
  115. MAINT_CO    MAINTENANCE COMPANY                  CHARACTERS    25
  116. START       AGREEMENT START DATE                 MM/DD/YY       8
  117. EXPIRE      AGREEMENT ENDING DATE                MM/DD/YY       8
  118. MAINT_FEE   MAINTENANCE FEE                      NUMBERS       10
  119. PAY_PERIOD  MAINTENANCE PAYMENT PERIOD           CHARACTERS    10
  120. REMARKS     ANY REMARKS YOU WANT TO ADD          CHARACTERS    60
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125. LIABILITIES SCHEDULE (LLIAB.DBF)
  126.  
  127.                                                     DATA
  128.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH
  129. ----------  -----------------------------------  ----------  ------
  130.  
  131. LOAN_NO     LOAN NUMBER ASSIGNED TO THIS NOTE    CHARACTERS    15
  132. CREDITOR    CREDITOR'S NAME                      CHARACTERS    15
  133. PURPOSE     PURPOSE FOR THE NOTE                 CHARACTERS    15
  134. INT_RATE    INTEREST RATE                        NUMBERS       15
  135. COMPOUNDED  HOW COMPOUNDED                       CHARACTERS    15
  136. LENGTH      LENGTH OF THE LIABILITY              CHARACTERS    15
  137. PAY_FREQ    PAYMENT FREQUENCY                    CHARACTERS    15
  138. PAY_AMT     PAYMENT AMOUNT                       NUMBERS       15
  139. COLLATERAL  WHAT COLLATERAL (IF ANY) WAS USED    CHARACTERS    15
  140. ORIG_DATE   DATE LIABILITY WAS INCURRED          MM/DD/YY      15
  141. MATUR_DATE  WHEN THE NOTE MATURES                MM/DD/YY      15
  142. PAYOFF      THE NOTE'S PAYOFF AMOUNT             CHARACTERS    15
  143. ORIG_BAL    THE ORIGINAL BALANCE                 CHARACTERS    15
  144. CURR_BAL    THE CURRENT BALANCE                  CHARACTERS    15
  145.  
  146. PRINCIPAL   THIS WHERE YOU ENTER THE FUND NUMBER, ACCOUNT NUMBER, AND
  147. ACCOUNT     PROJECT NUMBERS FOR THE PAYMENT OF PRINCIPAL. THE FUND
  148.             NUMBER IS TWO NUMBERS LONG, THE ACCOUNT NUMBER IS FOUR
  149.             NUMBERS AND THE PROJECT NUMBER CAN BE UP TO ELEVEN
  150.             NUMBERS LONG.
  151.  
  152. INTEREST    THIS WHERE YOU ENTER THE FUND NUMBER, ACCOUNT NUMBER, AND
  153. ACCOUNT     PROJECT NUMBERS FOR THE PAYMENT OF INTEREST. THE FUND
  154.             NUMBER IS TWO NUMBERS LONG, THE ACCOUNT NUMBER IS FOUR
  155.             NUMBERS AND THE PROJECT NUMBER CAN BE UP TO ELEVEN
  156.             NUMBERS LONG.
  157.  
  158. INSURANCE   THIS WHERE YOU ENTER THE FUND NUMBER, ACCOUNT NUMBER, AND
  159. ACCOUNT     PROJECT NUMBERS FOR THE PAYMENT OF INSURANCE. THE FUND
  160.             NUMBER IS TWO NUMBERS LONG, THE ACCOUNT NUMBER IS FOUR
  161.             NUMBERS AND THE PROJECT NUMBER CAN BE UP TO ELEVEN NUMBERS
  162.             LONG.
  163.  
  164. TAXES       THIS WHERE YOU EN